Déclaration générale de conformité ERIKS

Programme de conformité

Notre programme de conformité est fondé sur notre Code de conduite ainsi qu’un ensemble de politiques et procédures de conformité qui sont promus par notre conseil de direction, les équipes de direction locales et d’autres membres de la direction. Cet ensemble complet de politiques et de procédures couvre des domaines clés tels que la lutte contre la corruption, la conformité commerciale, la protection des données, les conflits d’intérêts, les cadeaux et invitations, la concurrence loyale et le signalement d’irrégularités. Ces politiques sont communiquées aux employés concernés, mises en œuvre au sein de l’organisation, périodiquement révisées et mises à jour, et sont soutenues par des actions de formation. La supervision périodique du respect de ces politiques et procédures est assurée à travers notre cadre de contrôle interne et d’autres mécanismes de reporting réguliers.

Code de conduite professionnelle

Le Code de conduite professionnelle d’ERIKS sert de fondement pour exercer nos activités de manière responsable. Il reflète notre engagement envers des pratiques commerciales légales et responsables, l’intégrité, le respect des droits humains et un comportement éthique dans toutes nos interactions. Il est demandé aux employés de signer ce Code lors de leur entrée chez ERIKS et lors de mises à jour importantes.

Conduite des fournisseurs

ERIKS accorde de l'importance à un comportement responsable et conforme de la part de ses fournisseurs et partenaires commerciaux. Le Code de conduite d’ERIKS pour les partenaires commerciaux définit les attentes en matière de concurrence loyale, de lutte contre la corruption, de respect des droits humains, de santé et sécurité, de protection de l’environnement et de conformité commerciale. Tous les fournisseurs d’ERIKS doivent reconnaître ce Code dans le cadre de notre processus d’intégration des fournisseurs. De plus, ce Code fait partie intégrante de nos modèles de contrats standard et nous dialoguons avec nos fournisseurs pour soutenir l’alignement avec celui-ci.

Culture d’expression (« Speak-Up »)

ERIKS favorise une culture dans laquelle les employés se sentent encouragés à exprimer leurs préoccupations. Les situations qui ne peuvent être traitées avec le responsable concerné peuvent être signalées de manière confidentielle via notre ligne d’alerte. Les signalements sont traités objectivement avec le soin et la confidentialité appropriés sous la supervision du Group General Counsel, et peuvent être délégués aux responsables Éthique & Conformité locaux ou à d’autres départements lorsqu’approprié.

Politique de conflits d’intérêts

Notre politique de gestion des conflits d’intérêts définit quand un conflit d’intérêts peut survenir entre ERIKS et un individu. Elle donne également des lignes directrices pour éviter les conflits dans nos activités quotidiennes afin de garantir l’ouverture et la transparence en cas de conflits d’intérêts réels, perçus ou potentiels.

Politique concernant les cadeaux et invitations

ERIKS interdit tout comportement impliquant la promesse ou l'offre, directe ou indirecte, d'argent ou d'autres avantages à des personnes privées ou à des agents publics pouvant entraîner un intérêt ou un avantage indu ou illégal pour ERIKS. La même interdiction s'applique à la réception d'argent ou d'autres avantages par les employés d'ERIKS. ERIKS applique une politique sur les cadeaux et invitations, qui définit la marche à suivre et propose des orientations pratiques pour l'offre ou l'acceptation de cadeaux ou d'invitations de la part de clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Cette politique propose des lignes directrices pour soutenir la conformité aux exigences légales et aux normes internes d'ERIKS.

Politiques de confidentialité

Pour garantir la conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et d’autres lois applicables en matière de vie privée, ERIKS a mis en place un cadre de confidentialité couvrant les déclarations de confidentialité, les accords de protection des données, les procédures de traitement des données, la gestion des violations de données et d’autres mesures de protection des informations personnelles.

Manuel de concurrence

ERIKS s'engage à respecter la concurrence loyale ainsi que la réglementation sur la concurrence dans toutes les juridictions où elle exerce ses activités. Notre manuel de concurrence fournit des orientations pour éviter tout comportement anticoncurrentiel illégal.

Conformité commerciale

La conformité commerciale (par exemple, les sanctions et contrôles à l’exportation) fait partie intégrante des opérations quotidiennes mondiales d’ERIKS. ERIKS a mis en place des politiques et procédures, des formations et un suivi interne, conçus pour respecter les sanctions internationales applicables et les législations sur le contrôle à l’exportation et à l’importation. Nous avons mis en place des procédures pour l’utilisation d’agents, de distributeurs et d’autres tiers. De plus, notre procédure de sélection des tiers est conçue pour garantir qu’ERIKS ne fait pas affaire avec des personnes sanctionnées et agit conformément aux principes de notre Code de conduite.

Conformité produit

Notre service conformité produit surveille la législation pertinente dans les régions où nous sommes actifs, notamment mais sans s’y limiter : REACH, POP et RoHS de l’UE. En collaboration avec les équipes de gestion de produits et d’approvisionnement, ce service contribue à fournir des descriptions de produits exactes et conformes aux exigences légales applicables. Nos activités de conformité incluent l’évaluation de la présence de substances spécifiques (comme les PFAS) dans les produits ERIKS ainsi que l’émission de déclarations de conformité produit spécifiques.

ESG

ERIKS dispose d’un responsable Environnement, Social et Gouvernance (ESG) dédié, qui soutient (i) les activités du groupe pour satisfaire aux obligations ESG requises, (ii) les clients et autres partenaires commerciaux dans l'atteinte de leurs objectifs de durabilité, et (iii) d'autres initiatives ESG chez ERIKS.

Droits de l’Homme

ERIKS reconnaît l'importance de respecter et de promouvoir les droits humains tout au long de sa chaîne d'approvisionnement. ERIKS est engagée dans un processus d’amélioration continue de l'approche sur ce sujet, y compris l’identification et le traitement des risques clés tels que la santé et la sécurité au travail, le travail forcé, le travail des enfants et le harcèlement. Les critères relatifs aux droits humains sont intégrés dans les pratiques internes et les processus de la chaîne d’approvisionnement, en conformité avec les référentiels internationaux tels que les conventions de l’OIT et le Pacte mondial des Nations Unies.

Dans l'ensemble, ce cadre de conformité offre une base solide pour mener les activités mondiales d’ERIKS de manière responsable et conforme aux normes applicables, tout en soutenant la création de valeur à long terme pour l’ensemble des parties prenantes.

Amsterdam, juillet 2025

Victor Aquina

CEO ERIKS N.V.