Dépenser davantage pour un composant peut sembler contre-intuitif si l’objectif est de réduire les coûts, mais à long terme cela peut apporter une valeur significative. Lorsque vous pensez à la réduction des coûts, vous pensez souvent d’abord à diminuer le prix d’achat des produits. Pourtant, cette approche peut conduire à de fausses économies. Il convient plutôt d’examiner le coût total de possession (Total Cost of Ownership, TCO), car il offre des avantages plus importants sur l’ensemble du cycle de vie.

« En déplaçant l’attention du seul prix d’achat vers le TCO complet, il est possible d’économiser chaque année entre 10 % et 15 % de la valeur totale d’acquisition des produits. »

Le TCO ne se limite pas au prix d’achat. Il comprend l’ensemble des coûts engagés pendant la durée de vie d’un produit, notamment les achats, le stock et la logistique, l’administration, la maintenance, les réparations et l’élimination en fin de vie.

Dans de nombreux cas, le calcul du TCO n’est envisagé qu’au moment où un problème survient sur une machine. Pourtant, l’impact le plus important est obtenu lorsque ce critère est pris en compte dès le début de l’investissement.

Quatre domaines principaux permettent de réduire le TCO :

1. Technique

2. Sécurité

3. Processus

4. Stockage

Examinons plus en détail les points d’attention et les possibilités qui permettent d’identifier des leviers de réduction du TCO.

Technique

Sur le plan technique, il est essentiel d’utiliser le bon produit dans le bon système. Employer des composants, tels que des vannes ou des flexibles, qui ne résistent pas aux exigences de l’application entraîne des défaillances prématurées et des pannes fréquentes. Chaque incident génère un arrêt non planifié coûteux.

Réduire les temps d’arrêt

Un produit moins cher peut sembler rentable à l’achat. En pratique, il fonctionne souvent moins bien ou a une durée de vie plus courte qu’un composant plus coûteux. Pour réduire le TCO, il est plus important d’augmenter la durée de vie du composant. Si l’intervalle entre deux opérations de maintenance peut être allongé, le TCO peut être amélioré de manière significative. Un produit avec un prix d’achat plus élevé offre souvent de meilleures performances, ce qui réduit ensuite les coûts de maintenance.

Dépenser dix fois plus pour économiser 500 000 €

Voici un exemple concret. Un transformateur de cacao utilisait des joints toriques qui fuyaient dans une presse à chocolat, ce qui nécessitait en moyenne quatre interventions de maintenance corrective par semaine. Le coût des pièces de rechange et de la maintenance dépassait 625 000 € par an. Ce montant comprenait environ 1 600 € de coût produit, 27 500 € de coût de main-d’œuvre et 596 000 € de coût lié aux arrêts de production, comme indiqué dans le tableau 1.

En remplaçant le joint torique par un produit de qualité supérieure, fabriqué dans un matériau offrant une excellente résistance thermique et chimique, l’entreprise a amélioré les performances de la machine. Le résultat a été une réduction à une seule fuite par mois. Grâce à ce nouveau joint torique, les coûts de maintenance ont chuté à moins de 38 000 € par an. Cela représente une économie annuelle de plus de 587 000 €.

Dans ce cas, le coût du nouveau joint torique était dix fois supérieur à celui du joint d’origine. Malgré cela, les coûts de main-d’œuvre ont été ramenés à seulement 1 275 € et les coûts d’arrêt à 27 540 €. Il faut donc prendre en compte non seulement le prix du composant, mais aussi son impact global sur la maintenance. Auparavant, l’équipe de service devait rester disponible en permanence en cas de défaillance. Avec le nouveau joint torique, cette charge a diminué.

Tableau 1. Coûts de remplacement des joints toriques

Choix des matériaux

Lors de l’analyse des composants, il est important d’évaluer la performance du matériau pendant l’ensemble du processus de production et de nettoyage. Cela dépend de l’environnement d’utilisation, par exemple de la pression, de la température et du fluide concerné. Dans les secteurs alimentaire et pharmaceutique, les cycles de nettoyage sont souvent stricts. Cela impose une contrainte supplémentaire aux matériaux, notamment en raison de l’exposition à des produits chimiques de nettoyage agressifs.

Mettre l’accent sur la prévention

Prévenir les problèmes dès le départ permet d’éviter des arrêts coûteux. Il convient également d’évaluer l’impact d’un arrêt sur les accords de niveau de service conclus avec les clients. Un arrêt entraîne-t-il une rupture de ces engagements et une impossibilité de livrer ? Existe-t-il des pénalités financières importantes qu’il faut éviter ?

Sécurité

Lors du calcul du TCO, il est essentiel d’appliquer les meilleures pratiques de sécurité. Des mesures de sécurité insuffisantes peuvent entraîner des blessures et des arrêts coûteux si le personnel ne peut pas travailler. Il est important de connaître les règles de sécurité applicables et de les respecter.

Examinez l’environnement de travail du personnel et les équipements de protection individuelle requis. Les gants, protections auditives, lunettes de sécurité ou chaussures sont-ils adaptés à la tâche ? Les chaussures sont-elles suffisamment résistantes ? Le même raisonnement vaut pour les composants techniques. L’option la moins chère n’est pas toujours la plus économique à long terme. Des chaussures moins chères peuvent s’user plus rapidement et nécessiter des remplacements plus fréquents, avec un coût futur plus élevé.

La standardisation est recommandée

La standardisation des produits et les achats en volumes plus importants permettent souvent de bénéficier de remises quantitatives et d’avantages à l’achat, ce qui contribue à réduire le TCO.

La standardisation présente aussi des avantages en matière de certification de sécurité. Par exemple, vous pouvez travailler plus efficacement et réduire le TCO en standardisant vos références, de sorte que vous n’ayez plus besoin de 25 types différents de joints toriques. Il est beaucoup plus simple et plus rapide d’obtenir une certification pour trois produits que pour 25.

Processus

Les tâches administratives sont essentielles dans toutes les entreprises, mais elles peuvent mobiliser beaucoup de temps. Il est utile d’identifier des moyens de simplifier et de rationaliser ces tâches afin d’améliorer l’efficacité et de réduire le TCO.

Il est par exemple important d’optimiser le processus d’achat. L’efficacité des achats peut être améliorée en étudiant et en mettant en place plusieurs approches, comme l’utilisation de distributeurs automatiques ou l’échange de données informatisé (EDI).

Utiliser des distributeurs automatiques

Les distributeurs automatiques contribuent à limiter les coûts. Leur utilisation pour les consommables donne aux utilisateurs un accès simple au matériel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans devoir créer un bon de commande ni demander un devis à chaque fois qu’un nouvel article est nécessaire. Les distributeurs peuvent même être configurés avec des cartes intelligentes personnalisées. Chaque collaborateur dispose ainsi du bon équipement au bon moment, y compris pendant les équipes de nuit lorsqu’aucun responsable de stock n’est présent.

Les niveaux de stock peuvent être surveillés facilement à l’aide d’un logiciel et réapprovisionnés régulièrement, afin que le personnel ne manque pas d’outils essentiels, d’EPI ou d’accessoires. Cela permet aussi de réduire le risque d’erreur humaine lié au suivi manuel. D’après l’expérience d’ERIKS, les employés utilisent moins d’articles après l’installation d’un distributeur automatique. Une explication possible est que l’utilisation des produits devient traçable.

L’utilisation de distributeurs automatiques donne aux utilisateurs un accès permanent au matériel.

Intégrer l’échange de données informatisé

Il peut également être utile de mettre en place des accords d’achat avec les fournisseurs. En reliant directement votre système ERP à celui de vos fournisseurs, vous facilitez l’achat du matériel par le personnel au moment où il en a besoin. L’EDI permet notamment d’échanger en ligne, de manière sûre et précise, des commandes et des factures entre vous et votre fournisseur, à l’aide de formats standardisés. Cela offre au personnel un moyen simple de sélectionner et de commander les pièces nécessaires tout en réduisant le temps consacré aux tâches administratives.

Stockage

Si vous partez du principe que les équipements et les composants tomberont régulièrement en panne, vous garderez toujours des pièces de rechange en stock. Mais l’achat et le stockage de toutes ces pièces ajoutent inévitablement des coûts à votre activité. Les recherches menées par ERIKS montrent que les entreprises gaspillent 10 % de leur budget en pièces dupliquées inutiles*.

Certains produits ont une faible rotation et peuvent rester des années sur une étagère avant de devenir inutilisables. Il s’agit d’une source importante de gaspillage et d’un levier clair de réduction du TCO. Une gestion rigoureuse des stocks de pièces de rechange permet de limiter les coûts de capital immobilisé.

En étiquetant correctement les pièces et en veillant à ne pas placer côte à côte des composants d’apparence identique, tels que des joints toriques et des roulements, vous réduisez les risques d’erreur et les pertes de temps.

Réduire le temps moyen de recherche

Le temps moyen de recherche peut encore augmenter le TCO. Selon nos recherches, 13 minutes sont perdues pour retrouver chaque pièce de rechange*. Réduire ce temps, même de quelques minutes, génère donc une économie cumulée importante. Pour y parvenir, il convient d’examiner attentivement l’organisation du magasin et de s’assurer que les produits sont stockés aux emplacements les plus adaptés.

Consolider les expéditions

Une autre manière de réduire le TCO consiste à consolider les expéditions. Une stratégie à fournisseur unique permet de mettre en place des livraisons hebdomadaires planifiées, au lieu de fonctionner avec des livraisons ponctuelles inefficaces.

Les défis liés à la réduction du TCO

Une fois qu’il est établi qu’il est possible de réduire le TCO et de diminuer les coûts dans l’ensemble de l’entreprise, plusieurs difficultés peuvent apparaître lors de la mise en œuvre :

• Les personnes sont souvent réticentes au changement. Il est encore plus difficile de les convaincre lorsque les bénéfices immédiats ne sont pas clairement visibles. Le gain financier n’est pas toujours concret à court terme. En outre, le changement lui-même a un coût, et tout le monde ne juge pas que les efforts qu’il implique en valent la peine.

• L’acceptation du statu quo est un obstacle important à la réduction du TCO. Exemple : dans une usine laitière, le personnel mettait la radio très fort pour couvrir le bruit du convoyeur. Personne ne se demandait pourquoi le convoyeur faisait autant de bruit ni s’il devait être réparé. Une inspection plus poussée a montré que les roulements fonctionnaient mal, ce qui obligeait le moteur à fournir plus d’effort et à consommer davantage d’énergie. Mais cette situation était devenue normale.

• La rationalisation et l’automatisation des processus libèrent du temps de travail, et il est possible de calculer les économies d’heures de personnel. Toutefois, ces collaborateurs restent des employés à part entière. Il ne suffit pas de réduire leur charge de travail ; il faut aussi réfléchir à la meilleure manière d’utiliser leur temps afin qu’ils se concentrent sur les tâches pour lesquelles ils apportent le plus de valeur.

• Un autre défi dans le calcul du TCO consiste à déterminer quelles données utiliser, puis à obtenir l’accès à ces données et aux personnes qui les détiennent. Un manque d’alignement des objectifs entre les différentes fonctions de l’entreprise complique également la démarche. Il existe souvent un écart entre la manière dont les équipes achats approvisionnent les stocks et la manière dont ces stocks sont utilisés sur le terrain.

Un moyen d’influencer vos collègues consiste à élaborer un business case qui démontre les possibilités de réduction du TCO. Montrer les effets financiers positifs potentiels constitue un argument solide.

Élaborer un business case

Comme vous le voyez, de nombreux facteurs entrent en jeu dans le TCO. Il ne s’agit pas seulement de choisir un produit qui nécessite peu de maintenance ou qui dure longtemps, mais aussi de prendre en compte l’ensemble des coûts liés à l’achat et à la gestion des stocks.

Construire un business case expliquant pourquoi il est important de prendre le TCO en considération peut faciliter l’adhésion en interne et démontrer sa valeur. Un bon point de départ consiste à analyser la situation actuelle, la manière de travailler et l’ensemble des coûts associés au produit.

Vous pouvez commencer par établir une liste de contrôle et calculer le TCO pour différents scénarios et configurations. Une autre possibilité consiste à faire appel à des spécialistes capables d’identifier précisément les économies possibles et de faciliter le processus, afin de vous assurer que toutes les options ont été examinées.

Par exemple, si vous remplacez un moteur par un modèle plus économe en énergie, vous ne bénéficiez pas seulement d’une réduction ponctuelle des coûts énergétiques, mais d’un avantage durable, puisque les économies se répètent année après année.

Il faut également garder à l’esprit que le calcul et l’amélioration du TCO ont des implications bien plus larges pour l’entreprise, et que les bénéfices peuvent se matérialiser sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Par exemple, réduire de 10 % les temps d’arrêt ne signifie pas seulement améliorer votre efficacité et générer des économies ; cela peut aussi avoir un effet direct pour votre client. Êtes-vous alors mieux placé pour être compétitif sur le marché ?

Conclusion

En déplaçant l’attention du seul prix d’achat vers le TCO complet, il est possible d’économiser chaque année entre 10 % et 15 % de la valeur totale d’acquisition des produits. La figure 1 montre que, sur la durée de vie d’un produit, le TCO diminue grâce aux améliorations apportées aux processus.

Graphique des économies de TCO