ERIKS General Compliance Statement

Complianceprogramma

Ons complianceprogramma is opgebouwd rond onze Gedragscode en een geheel van ondersteunende compliancebeleid en procedures die worden uitgedragen door de Management Board, lokale managementteams (MT's) en andere leden van het senior management. Deze uitgebreide set van beleidslijnen en procedures bestrijkt belangrijke gebieden zoals anti-corruptie, handelscompliance, privacy, belangenconflicten, geschenken en gastvrijheid, eerlijke concurrentie en klokkenluiden. Deze beleidsregels worden gecommuniceerd aan relevante medewerkers, geïmplementeerd in de organisatie, periodiek beoordeeld en geactualiseerd, en ondersteund door trainingsprogramma's. Het management ziet periodiek toe op de naleving van deze beleidslijnen en procedures via ons interne controlesysteem en andere reguliere rapportagestructuren.

Gedragscode

De ERIKS Gedragscode vormt de basis voor verantwoord zakendoen bij ERIKS. Ze weerspiegelt onze toewijding aan wettelijk en verantwoordelijk ondernemerschap, integriteit, respect voor mensenrechten en ethisch gedrag in al onze interacties. Medewerkers wordt gevraagd deze Gedragscode te ondertekenen bij indiensttreding en elke keer als er belangrijke updates zijn.

Gedrag van leveranciers

ERIKS verwacht verantwoord en wettig gedrag van zijn leveranciers en zakenpartners. De ERIKS Gedragscode voor Zakenpartners bevat verwachtingen over eerlijke concurrentie, anti-omkoping en -corruptie, respect voor mensenrechten, gezondheid en veiligheid, milieubescherming en handelscompliance. Alle leveranciers van ERIKS dienen de ERIKS Gedragscode voor Zakenpartners te erkennen als onderdeel van ons leveranciers-onboardingproces. Daarnaast maakt deze Gedragscode standaard deel uit van onze contracttemplates en werken wij actief samen met leveranciers om naleving te bevorderen.

Speak-Up cultuur

ERIKS stimuleert een cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om zorgen te uiten. Zaken die niet met de direct leidinggevende besproken kunnen worden, kunnen vertrouwelijk gemeld worden via onze Speak-Up-lijn. Meldingen worden objectief behandeld, met passende zorg en vertrouwelijkheid onder toezicht van de Group General Counsel, en kunnen waar nodig gedelegeerd worden naar lokale Ethics & Compliance Officers of andere afdelingen.

Belangenconflictenbeleid

Ons Belangenconflictenbeleid beschrijft wanneer er een conflict kan ontstaan tussen ERIKS en een individu. Ook bevat het richtlijnen om belangenconflicten te vermijden in de dagelijkse praktijk en de noodzaak om openheid en transparantie te waarborgen bij feitelijke, vermeende of potentiële belangenconflicten.

Gifts & Hospitality beleid

ERIKS staat geen gedrag toe waarbij direct of indirect geld of andere voordelen worden beloofd of aangeboden aan particuliere personen of publieke medewerkers met als mogelijk gevolg een ongepaste of onwettige invloed of voordeel voor ERIKS. Hetzelfde verbod geldt voor het ontvangen van geld of andere voordelen door medewerkers van ERIKS. ERIKS hanteert een Gifts & Hospitality beleid dat het proces en de praktische richtlijnen beschrijft voor het geven en aanvaarden van geschenken of gastvrijheid aan/van klanten, leveranciers en andere zakenpartners. Het beleid biedt ondersteuning om te voldoen aan wettelijke vereisten en de interne normen van ERIKS.

Privacybeleid

Om te voldoen aan de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving heeft ERIKS een privacykader opgezet. Dit omvat privacyverklaringen, gegevensbeschermingsovereenkomsten, procedures voor gegevensverwerking, beheer van datalekken en andere middelen om persoonsgegevens te beschermen.

Handboek Mededinging

ERIKS streeft naar eerlijke concurrentie en naleving van de mededingingswetgeving in alle landen waar het actief is. Ons Handboek Mededinging biedt richtlijnen om illegaal, mededingingsbeperkend gedrag te vermijden.

Trade Compliance

Handelscompliance (zoals sancties en exportcontroles) is een vast onderdeel van de dagelijkse, wereldwijde activiteiten van ERIKS. ERIKS heeft beleid, procedures, training en interne monitoring ingevoerd om te voldoen aan internationale sanctie- en export/importregelgeving. Wij hebben procedures opgesteld voor het gebruik van agenten, distributeurs en andere derde partijen. Daarnaast helpt onze Third Party Screening procedure te waarborgen dat ERIKS geen zaken doet met gesanctioneerde personen en handelt in lijn met de principes uit onze Gedragscode.

Product Compliance

Onze afdeling Product Compliance bewaakt relevante wetgeving in de regio’s waar wij actief zijn, waaronder maar niet beperkt tot EU REACH, EU POP en EU RoHS. In samenwerking met productmanagement en inkoop ondersteunt deze afdeling correcte productomschrijvingen, afgestemd op wettelijke eisen. De complianceactiviteiten omvatten beoordelingen omtrent de aanwezigheid van bepaalde stoffen (zoals PFAS) in ERIKS-producten en de uitgifte van specifieke product compliance verklaringen.

ESG

ERIKS heeft een gespecialiseerde ESG (Environmental, Sustainability & Governance)-verantwoordelijke die (i) de onderneming ondersteunt bij het voldoen aan relevante ESG-verplichtingen, (ii) klanten en zakenpartners ondersteunt bij hun duurzaamheidsdoelstellingen en (iii) andere ESG-initiatieven binnen ERIKS coördineert.

Mensenrechten

ERIKS erkent het belang van het respecteren en bevorderen van mensenrechten in de hele toeleveringsketen. Wij engageren ons om onze aanpak op dit vlak continu te versterken, onder andere door belangrijke risico’s te identificeren en aan te pakken, zoals arbeidsveiligheid, gedwongen arbeid, kinderarbeid en intimidatie. Wij integreren mensenrechtenaspecten in onze interne processen en in de keten, in lijn met internationale kaders zoals de ILO-conventies en het UN Global Compact.

Over het algemeen biedt ons compliancekader een solide basis voor een verantwoorde wereldwijde bedrijfsvoering door ERIKS volgens de toepasselijke normen, en ondersteunt het langdurige waardecreatie voor alle stakeholders.

Amsterdam, juli 2025

Victor Aquina

CEO ERIKS N.V.