Code of Conduct voor zakenpartners

Zakelijke partners

Onze zakelijke partners zijn leveranciers, vertegenwoordigers, distributeurs, agenten en andere dienstverleners. Onze inzet om betrouwbaar, commercieel integer en volgens de wet te handelen, verwachten wij ook van onze zakelijke partners.

De ERIKS Gedragscode voor zakelijke partners is gebaseerd op twee principes:

1. Wetten en regelgeving

Als internationaal bedrijf leeft ERIKS voortdurend de toepasselijke wet- en regelgeving na, verkrijgt het vereiste vergunningen en respecteert het de rechten van derden en belanghebbenden. Wij verwachten dat onze zakelijke partners dit legaliteitsbeginsel ook onderschrijven.

2. Zakelijk gedrag

In onze zakelijke relaties en commerciële initiatieven hanteren wij hoge integriteitsnormen, zoals transparantie en eerlijkheid in de omgang. Zelfs wanneer handelingen niet onwettig zijn, accepteren wij geen collusie, vriendjespolitiek of verzoeken om voordelen die in strijd zijn met onze waarden en normen zoals uiteengezet in deze code, omdat zulke activiteiten de relatie en reputatie van ERIKS schaden.

Wij verwachten van onze zakelijke partners dat zij zich niet inlaten met direct of indirect oneerlijkheid, fraude, bedrog, omkoping of corruptie, of handelingen verrichten die een negatieve invloed hebben op hun eigen of op de reputatie, integriteit of competentie van ERIKS.

Wat wij verwachten van onze zakelijke partners

Naleving van de wet

De zakelijke partner dient te handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving van de toepasselijke jurisdictie(s), met betrouwbaarheid en geloofwaardigheid, ongeacht nationale grenzen en culturele diversiteit.

Anticorruptie en anti-omkoping

De zakelijke partner mag geen enkele vorm van omkoping of corruptie tolereren of hier direct of indirect bij betrokken zijn. Geen enkele zakelijke partner die namens ERIKS optreedt mag, in relatie met klanten, leveranciers of andere partijen, geschenken, gastvrijheid of andere kosten aanbieden of betalen die in strijd zijn met de principes van deze code.

Eerlijke concurrentie, mededinging en intellectuele eigendomsrechten

De zakenpartner handelt in overeenstemming met de toepasselijke mededingings- en concurrentieregels. De zakenpartner respecteert de intellectuele eigendom van ERIKS, waaronder patenten, handelsmerken, ontwerprechten en auteursrechten.

De zakenpartner mag geen vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie die is verkregen in de relatie met ERIKS openbaar maken en dient maatregelen te nemen om dergelijke informatie te beschermen en toegang door onbevoegde personen te voorkomen.

Uitnodigingen en geschenken

ERIKS-medewerkers mogen alleen geschenken en gastvrijheid aanbieden en accepteren voor zover wettelijk toegestaan en in overeenstemming met het ERIKS-geschenken- en gastvrijheidsbeleid.

De zakenpartner onthoudt zich van uitnodigingen voor gastvrijheid of het aanbieden van geschenken aan ERIKS-medewerkers met als doel invloed uit te oefenen. De zakenpartner dient extra voorzichtig te zijn bij het aanbieden van geschenken of gastvrijheid zonder directe zakelijke relevantie.

De zakenpartner dient zich te onthouden van het vragen aan ERIKS-medewerkers of vertegenwoordigers van ERIKS om geschenken of gastvrijheid die de taak of beslissing van henzelf op ongepaste wijze kunnen beïnvloeden.

Belangenconflicten

De zakenpartner heeft de verplichting om ERIKS direct te informeren bij (vermoeden van) een potentieel belangenconflict waarbij een ERIKS-medewerker betrokken is.

Om integriteit in de toeleveringsketen te waarborgen, wordt van de zakenpartner verwacht dat deze zich onthoudt van elke activiteit die een potentieel belangenconflict kan veroorzaken, zoals het aanbieden van kortingen of andere voordelen aan ERIKS-medewerkers met als doel invloed te verkrijgen.

Handelssancties en exportcontrole

De zakenpartner handelt in overeenstemming met de toepasselijke import- en exportregelgeving en -beperkingen en zal niet importeren uit of exporteren naar een bestemming, entiteit of persoon waarvoor export op grond van de relevante wetgeving en regelgeving is verboden.

Respect voor fundamentele mensenrechten

De zakenpartner behandelt zijn medewerkers gelijkwaardig en met respect, ongeacht afkomst, geslacht, leeftijd, overtuiging of handicap. De zakenpartner respecteert de persoonlijke waardigheid, privacy en rechten van medewerkers en treedt op tegen bedreiging, misbruik of uitbuiting van mensen.

De zakenpartner respecteert de toepasselijke nationale wetgeving met betrekking tot veiligheid, minimumloon en maximale arbeidsduur en zorgt voor eerlijke arbeidsomstandigheden en beloning. De zakenpartner erkent, voor zover wettelijk mogelijk, het recht van vrije vereniging van medewerkers en zal leden van werknemersorganisaties of vakbonden niet bevoordelen of benadelen.

De zakenpartner zorgt ervoor dat zijn eigen medewerkers en medewerkers van leveranciers voldoen aan de minimumleeftijd conform lokale wetgeving en garandeert dat er geen sprake is van gedwongen arbeid. Indien er geen lokale wetgeving omtrent minimumleeftijd is, zijn personen jonger dan 15 jaar niet werkzaam in de toeleveringsketen.

Gezondheid / veiligheid van medewerkers

De zakenpartner neemt verantwoordelijkheid voor de gezondheid en veiligheid van zijn medewerkers en treft de best redelijkerwijs mogelijke voorzorgsmaatregelen om ongevallen en beroepsziekten te voorkomen. De zakenpartner biedt trainingen aan en zorgt ervoor dat medewerkers zijn opgeleid in gezondheids- en veiligheidskwesties en beschikt over een redelijk arbo-managementsysteem.

Milieubescherming

De zakenpartner handelt conform toepasselijke wet- en regelgeving ten aanzien van milieubescherming en vervuiling en beschikt over alle benodigde milieuvergunningen.

De zakenpartner streeft naar voortdurende verbetering van milieubescherming en richt een adequaat milieumanagementsysteem in of gebruikt dit om afval, emissies en zorgwekkende stoffen te verminderen of te elimineren.

Inkoop

De belangrijkste factoren voor selectie en evaluatie van zakenpartners bij ERIKS zijn altijd hetzelfde en omvatten naast proces- en technische criteria ook de sociale en milieuprestaties van de zakenpartner.

Wij verwachten van onze zakenpartners dat zij zich houden aan nationale wetgeving, aan de principes van het UN Global Compact, en aan de principes van deze gedragscode. Wij verwachten dat onze zakenpartners beschikken over passende processen en rapportages om aan te tonen dat aan deze standaarden wordt voldaan.

Ketenpartners

Zakenpartners in onze toeleveringsketen zijn verantwoordelijk dat hun eigen leveranciers voldoen aan de wet- en regelgeving en de standaarden van deze gedragscode, specifiek met betrekking tot het beschermen van mensenrechten, arbeidsomstandigheden, anticorruptie en milieubescherming bij het nakomen van hun contractuele verplichtingen.

Zakenpartners dienen zich in te spannen om de herkomst van hun grondstoffen te kennen en het gebruik van mineralen afkomstig uit conflictgebieden te vermijden. Zakenpartners stellen ERIKS van de benodigde informatie voorzien voor veilige omgang, opslag en verwijdering van producten, in het bijzonder voor producten met zorgwekkende stoffen.

Zakenpartners moeten voldoen aan toepasselijke wetgeving die het gebruik van bepaalde stoffen verbiedt of beperkt.

Productcompliance

Zakenpartners moeten bij geleverde producten volledige en correcte documentatie verstrekken, zoals land van herkomst, materiaalsoort, certificaten en productspecificatiebladen. Zakenpartners voldoen aan toepasselijke etiketteringsregels en -voorschriften voor ontwerp, productie, recycling en verwijdering van geleverde producten.

Zakenpartners dienen zich in te spannen om te voldoen aan de laatste toepasselijke markt- en industriespecificaties of onderling overeengekomen specificaties voor het product en over de juiste procedures te beschikken om te voorkomen dat producten of componenten geleverd worden die niet aan deze kwaliteitsnormen voldoen.

Witwassen van geld

Zakenpartners dienen zich te houden aan toepasselijke regelgeving inzake de preventie van witwassen van geld en niet deel te nemen aan witwasactiviteiten.

Monitoring en toetsing

Op verzoek van ERIKS stelt de zakenpartner documenten en informatie ter beschikking waaruit blijkt dat aan het contract en de principes en eisen van deze gedragscode wordt voldaan. Op verzoek van ERIKS zal de zakenpartner bezoek aan de eigen locatie toestaan voor fysieke inspectie.

Overtreding

Overtreding van een van de bepalingen in deze gedragscode wordt aangemerkt als een ethiek- en compliance-incident. Zakenpartners werken mee en verstrekken de gevraagde informatie aan ERIKS ter ondersteuning van een zorgvuldig onderzoek naar een mogelijke onregelmatigheid of overtreding van deze gedragscode.

Indien een zakenpartner getuige is van een onjuiste voorstel door een medewerker van ERIKS, dient de zakenpartner dit incident onmiddellijk te melden bij ERIKS.

Rapporteren van een incident

Wanneer een zakenpartner een potentiële schending van een van de principes van deze gedragscode waarneemt, kan dit gemeld worden via compliance@eriks.com. Voor anonieme meldingen ga naar speakup.eriks.com

Bevestiging

Zakenpartners worden verzocht deze gedragscode voor zakenpartners te erkennen. Alle medewerkers van ERIKS zijn gebonden aan een interne gedragscode.

In geval van vragen of verzoek om aanvullende informatie of training over een van de in deze code genoemde onderwerpen, kunt u contact opnemen met compliance@eriks.com

ERIKS N.V.

Toermalijnstraat 5
1812 RM Alkmaar
Nederland

Slotverklaring

ERIKS onderschrijft de doelstellingen en principes zoals vastgelegd in de volgende internationale documenten: United Nations (UN) Global Compact; Universele Verklaring van de Rechten van de Mens; United Nations Convention against Corruption; United Nations Global Compact; ILO Code of Practice in Safety and Health, ILO International Labor Standards; OHSAS 18001 Health & Safety Standard; International Organization for Standardization (ISO); OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen; Transparantie in de toeleveringsketen met betrekking tot de Richtlijn Kinderarbeid (EU); Transparantie in de toeleveringsketen (VK).