Einleitung
Dies ist die Datenschutzerklärung von ERIKS für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die sich bei ERIKS SAS und den Gesellschaften der Unternehmensgruppe von ERIKS auf eine Stelle bewerben oder eine Beschäftigungsanfrage stellen; nachfolgend ERIKS oder wir.
Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung für Bewerbende („Datenschutzerklärung“) informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bei ERIKS verwenden.
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 25.05.2018 aktualisiert und kann im Laufe der Zeit geändert werden. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung regelmässig daraufhin zu prüfen, ob Änderungen vorgenommen wurden.
Wann gilt diese Datenschutzerklärung?
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten von Bewerbenden oder potenziellen Bewerbenden durch ERIKS im Rahmen unserer Recruiting-Aktivitäten.
Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Daten von Mitarbeitenden oder für Daten unserer Kunden. Wenn Sie Mitarbeitende:r von ERIKS sind, finden Sie im ERIKS-Intranet die Datenschutzerklärung für Mitarbeitende, welche die Nutzung von Mitarbeitendendaten durch ERIKS regelt.
Wer ist für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich?
ERIKS France Holding mit Sitz in 28 rue Wilson, 69150 Décines-Charpieu, sowie die mit ihr verbundenen Unternehmen (gemeinsam „ERIKS“) und/oder die Gesellschaften ihrer Unternehmensgruppe sind für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter privacyoffice@ERIKS.com kontaktieren.
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten aus öffentlichen Profilen auf LinkedIn oder anderen sozialen Netzwerken und öffentlich zugänglichen Websites, wenn Sie auf Recruiting-Initiativen von ERIKS in diesen sozialen Netzwerken und auf diesen Websites reagiert haben oder wenn Sie sich über die integrierte Funktion dieser sozialen Netzwerke, Recruiting-Websites oder unserer eigenen Websites registriert haben. Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten auch aus diesen Quellen, wenn Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung oder in dem mit Ihrer Bewerbung eingereichten Lebenslauf einen Link zu Ihrem Profil auf einer solchen Website angegeben haben.
Wir können Ihre Kontaktdaten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen beziehen, einschliesslich Inhalte, die Sie auf LinkedIn oder anderen sozialen Netzwerken oder ähnlichen Websites zu beruflichen Zwecken öffentlich gemacht haben, um Sie zunächst zu Recruiting-Zwecken zu kontaktieren. Wir kontaktieren Sie nur, wenn Sie Ihre Kontaktdaten ERIKS für eine Kontaktaufnahme zu Recruiting-Zwecken zur Verfügung gestellt haben. Wir geben Ihnen eindeutig die Möglichkeit, uns aufzufordern, Sie nicht mehr über Karrieremöglichkeiten zu kontaktieren und Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen zu löschen.
Für diesen Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um geeignete Bewerbende für offene Stellen bei ERIKS zu finden.
Für diesen Zweck verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie über Ihre öffentlichen Profile auf LinkedIn oder anderen sozialen Netzwerken öffentlich gemacht haben, sowie die Korrespondenz zwischen Ihnen und unseren internen Recruitern. Dazu gehören Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, die Bezeichnung Ihrer aktuellen und früheren Positionen, Ihr beruflicher Werdegang, Ihr schulischer beziehungsweise akademischer Werdegang, Ihre Kompetenzen, Ihre Empfehlungen und Ihr Lebenslauf, sofern Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben.
Für diesen Zweck werden Ihre personenbezogenen Daten so lange aufbewahrt, wie der Zweck besteht, für den wir sie erhoben haben, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsdauer ist zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen oder zum Schutz unserer Interessen erforderlich. Wenn Sie sich auf eine Stelle beworben haben und Mitarbeitende:r werden, bewahren wir die während des Recruiting-Prozesses erhobenen Informationen für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses auf. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, kann ERIKS Ihre personenbezogenen Daten ab unserer letzten Kommunikation mit Ihnen zwölf Monate lang für künftige Stellenangebote aufbewahren. Anschliessend werden Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.
Wenn Sie einen unserer internen Recruiter kontaktieren, sich auf eine offene Stelle bewerben oder sich auf der Karriereseite von ERIKS registrieren, nehmen wir die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in unsere Recruiting-Datenbank auf. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um unsere Recruiting-Datenbank zu verwalten und zu aktualisieren.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck als Vorbereitung auf den möglichen Abschluss eines Arbeitsvertrags. Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten für diesen Zweck zur Verfügung zu stellen. Wenn wir jedoch nicht genügend Informationen von Ihnen erhalten, um Ihre Bewerbung zu bewerten und mit Ihnen zu kommunizieren, können wir Sie nicht für eine Stelle bei ERIKS berücksichtigen.
Für diesen Zweck verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre Adresse (optional), Ihr Wohnsitzland, Ihre Staatsangehörigkeit, die Stelle, auf die Sie sich bewerben, sowie die Recruiting-Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, zum Beispiel einen Link zu Ihrem öffentlichen Social-Media-Konto (wie LinkedIn) (optional), Ihren Lebenslauf, Ihren beruflichen Werdegang, Ihren schulischen beziehungsweise akademischen Werdegang, Ihre Kompetenzen, Ihre Motivation, Ihr Geschlecht (optional), eine Behinderung (optional), Ihre aktuelle Vergütung und Informationen darüber, ob Sie an eine Abwerbeverbotsklausel gebunden sind. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Korrespondenz mit ERIKS im Zusammenhang mit Bewerbungen.
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck so lange auf, wie das Recruiting-Verfahren läuft, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsdauer ist erforderlich, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen oder unsere Interessen zu schützen. Wenn Sie sich auf eine Stelle beworben haben und Mitarbeitende:r werden, bewahren wir die während des Recruiting-Prozesses erhobenen Informationen für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses zuzüglich eines Jahres auf.
Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, kann ERIKS Ihre personenbezogenen Daten ab unserer letzten Kommunikation mit Ihnen zwölf Monate lang für künftige Stellenangebote aufbewahren. Nach diesem Zeitraum werden Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.
Abhängig von der Stelle, auf die Sie sich bewerben, kann das Bewerbungsverfahren virtuelle oder telefonische Gespräche, Online-Assessments, persönliche Gespräche und/oder psychologische Bewertungen, einen Sprachtest oder systemische Prüfungen umfassen, um zu überprüfen, ob Sie für die Tätigkeit und die Unternehmenskultur von ERIKS geeignet sind. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um dieses Verfahren zu verwalten und durchzuführen sowie die über Sie gesammelten Rückmeldungen zu verarbeiten. Unser interner Recruiter informiert Sie über das konkrete Bewerbungsverfahren für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben. Zudem prüfen unsere internen Recruiter mit Ihrer Einwilligung Ihre Referenzen.
Wenn Sie ein Bewerbungsverfahren erfolgreich durchlaufen haben, erstellen wir ein Angebotsschreiben und senden es Ihnen per E-Mail zu. Dieses Schreiben enthält die Arbeitsbedingungen, die ERIKS Ihnen anbieten möchte. Dieses Angebot steht stets unter dem Vorbehalt einer erfolgreichen Hintergrundprüfung.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck als Vorbereitung auf den möglichen Abschluss eines Arbeitsvertrags.
Sie sind nicht verpflichtet, an einem Bestandteil des Bewerbungsverfahrens teilzunehmen oder uns hierfür personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie jedoch nicht an unserem Bewerbungsverfahren teilnehmen, können wir Sie nicht berücksichtigen oder Ihnen keine Stelle bei ERIKS anbieten.
Für diesen Zweck verarbeiten wir die Informationen, die Sie uns gemäss Abschnitt 4.2(c) zur Verfügung gestellt haben, die Rückmeldungen von Personen, die mit Ihnen gesprochen haben, die Ergebnisse aller von Ihnen durchgeführten Tests sowie die gesamte Kommunikation zwischen uns.
Wenn Sie Mitarbeitende:r werden, bewahren wir diese Informationen für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses zuzüglich eines Jahres auf. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, werden Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck zwölf Monate lang aufbewahrt. Anschliessend werden Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.
Wenn Sie ein bedingtes Angebot für eine Tätigkeit bei ERIKS angenommen haben, können wir mit Ihrer Zustimmung eine Hintergrundprüfung durchführen. Abhängig von der Position, die Sie bei ERIKS übernehmen werden, kann diese Hintergrundprüfung dazu dienen, von Ihnen bereitgestellte Informationen und/oder Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen zu überprüfen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck als Vorbereitung auf den möglichen Abschluss eines Arbeitsvertrags. Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten für diesen Zweck zur Verfügung zu stellen. Wenn wir jedoch keine zufriedenstellende Hintergrundprüfung durchführen können, können wir Sie nicht für eine Stelle bei ERIKS berücksichtigen. Wir führen Hintergrundprüfungen nur in dem Umfang durch, der nach den in Ihrem Land geltenden Gesetzen zulässig ist.
Für diesen Zweck verwenden wir Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse.
Wenn Sie Mitarbeitende:r werden, bewahren wir die Ergebnisse Ihrer Hintergrundprüfung für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses zuzüglich eines Jahres auf. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, kann ERIKS Ihre personenbezogenen Daten zwölf Monate lang aufbewahren. Anschliessend werden Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.
Manchmal haben wir noch keine Stelle, die zu Ihnen passt. Wenn Sie dies wünschen, bewahren wir Informationen über Sie in unserer Datenbank auf und kontaktieren Sie, wenn wir eine neue offene Stelle haben, die für Sie von Interesse sein könnte. Wir können Sie auch zu Recruiting-Aktivitäten einladen oder Sie über Beschäftigungsmöglichkeiten informieren.
Für diesen Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Wenn Sie uns die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diesen Zweck gestatten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, indem Sie eine entsprechende Anfrage an privacyoffice@ERIKS.com senden. Bitte beachten Sie, dass dies die Rechtmässigkeit jeder Verarbeitung, die vor dem Widerruf auf Ihrer Einwilligung beruhte, nicht beeinträchtigt.
Für diesen Zweck verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, beispielsweise Ihre Postanschrift und Ihre E-Mail-Adresse, die Informationen, die Sie uns bei früheren Bewerbungen zur Verfügung gestellt haben, beispielsweise Ihren Lebenslauf, sowie eine Zusammenfassung Ihrer Leistungen in früheren Bewerbungsverfahren.
Ihre personenbezogenen Daten werden für diesen Zweck zwölf Monate lang in unserer Recruiting-Datenbank aufbewahrt. Anschliessend werden Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.
Auf Ihre personenbezogenen Daten können die zuständigen Abteilungen von ERIKS zugreifen, beispielsweise Recruiter, für die Einstellung zuständige Führungskräfte, Mitarbeitende von ERIKS, die unmittelbar an Ihrer Bewerbung beteiligt sind, Personalberater:innen oder andere zuständige HR-Funktionen sowie die für Recht, Compliance, Datenschutz oder Integrität zuständigen Personen. Der Zugriff erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben erforderlich ist. Wenn Sie in Ihrer Bewerbung angeben, dass Sie an einer Tätigkeit im Ausland interessiert sind, können wir Ihre personenbezogenen Daten verbundenen Unternehmen weltweit zur Verfügung stellen, falls sich dort geeignete Möglichkeiten ergeben. Wenn ERIKS Sie bei einem verbundenen Unternehmen beschäftigt, bewahrt dieses Ihre personenbezogenen Daten auf und kann sie für Personal-, Verwaltungs- oder andere Zwecke im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung oder Ihrer Beschäftigung bei ERIKS verwenden und an Dritte weitergeben.
Die folgenden Dritten können gegebenenfalls Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten, um ihre Produkte oder Dienstleistungen für ERIKS bereitzustellen:
Personalvermittlungen oder Headhunter
Reisebüros
Externe Assessment-Berater:innen
IT-Dienstleister
Finanz-, Steuer- oder Rechtsberater:innen
Bei einem Wechsel der Eigentumsverhältnisse oder der Kontrolle über ERIKS oder Teile davon können wir Ihre personenbezogenen Daten an den neuen Eigentümer übertragen.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch staatlichen, lokalen oder anderen für Beschäftigungsfragen zuständigen Behörden zur Verfügung stellen. ERIKS gibt Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, ERIKS ist aufgrund einer gültigen gerichtlichen Anordnung, einer Anordnung oder eines Auskunftsersuchens einer Behörde dazu verpflichtet oder es besteht ein berechtigter geschäftlicher Zweck hierfür und der Dritte akzeptiert vergleichbare Beschränkungen für die Offenlegung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten.
Wenn ein Dritter Ihre personenbezogenen Daten ausschliesslich nach den Weisungen von ERIKS verarbeitet, handelt er als Auftragsverarbeiter. Mit diesem Auftragsverarbeiter schliessen wir Vereinbarungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Darin legen wir mindestens die folgenden Verpflichtungen fest, damit Ihre personenbezogenen Daten dem Auftragsverarbeiter ausschliesslich zur Erbringung von Dienstleistungen für uns zur Verfügung gestellt werden:
Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechend dem Zweck des zugrunde liegenden Vertrags;
Führung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten;
Umsetzung geeigneter technischer, physischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen;
Vertraulichkeits- und Geheimhaltungspflichten;
Beschränkungen für Unterauftragsverarbeiter;
Recht zur Durchführung von Überprüfungen;
Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten auf erste Aufforderung von ERIKS;
Beschränkungen für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, die kein angemessenes Schutzniveau bieten.
Ihre personenbezogenen Daten können von ERIKS, mit ERIKS verbundenen Unternehmen und vertrauenswürdigen Drittanbietern von ERIKS weltweit verarbeitet werden, auch in Ländern, deren Datenschutzgesetze nicht den Gesetzen Ihres Herkunftslandes entsprechen oder nicht den gleichen Schutz bieten. Zu diesen Ländern gehören Schweden, Norwegen, Dänemark, die Niederlande, Deutschland, Luxemburg, Frankreich, Spanien, die Schweiz, die Slowakei, die Tschechische Republik, Ungarn, Polen, das Vereinigte Königreich, Irland, Mexiko, die Vereinigten Staaten, Kanada, China, Singapur, Indonesien und Vietnam.
Wir treffen geeignete Massnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten bei einer Übermittlung ausserhalb Ihres Herkunftslandes gemäss den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt und sicher bleiben. Zu diesen Massnahmen gehören Datenübermittlungsvereinbarungen mit Standarddatenschutzklauseln.
Für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten: ERIKS hält sich im Hinblick auf Bewerbungsdaten, die von Unternehmen im EWR erhoben und an Standorte von ERIKS in den Vereinigten Staaten übermittelt werden, an die EU-US- und US-Schweiz-Privacy-Shield-Rahmenwerke. Weitere Informationen zum Privacy Shield Framework oder zu unserer Registrierung finden Sie auf der Website des US-Handelsministeriums unter https://www.privacyshield.gov/.
Wie werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt?
ERIKS hat geeignete Schutzmassnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. ERIKS hat angemessene technische, physische und organisatorische Massnahmen umgesetzt, um personenbezogene Daten vor zufälliger oder unrechtmässiger Zerstörung oder Verlust, Beschädigung, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff sowie vor jeder anderen Form unrechtmässiger Verarbeitung zu schützen. Dies umfasst unter anderem eine nicht erforderliche Erhebung oder eine weitere Verarbeitung, die den geltenden Datenschutz- und Privatsphärebestimmungen entspricht.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Dienstleister weitergeben, können wir daher eine schriftliche Vereinbarung abschliessen, die diese verpflichtet, Ihre Informationen vertraulich zu behandeln und angemessene Sicherheitsmassnahmen zu treffen, um sie zu schützen.
Ihre Rechte
Nach den geltenden Datenschutz- und Privatsphärebestimmungen stehen Ihnen möglicherweise die folgenden Rechte zu:
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten
Sie können uns fragen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten. Wenn dies der Fall ist, können Sie uns bitten, Ihnen im Umfang der geltenden Datenschutzgesetze eine Kopie der personenbezogenen Daten bereitzustellen, die wir über Sie verarbeiten.
Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie können uns bitten, unrichtige personenbezogene Daten, die wir über Sie verarbeiten, zu berichtigen. Darüber hinaus können Sie uns bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, wenn sie für die Zwecke, für die wir sie verarbeitet haben, nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und wir keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenn Ihre personenbezogenen Daten unrechtmässig verarbeitet wurden, wenn Ihre personenbezogenen Daten gemäss geltendem EU-Recht oder dem Recht eines EU-Mitgliedstaats gelöscht werden müssen oder wenn es sich um personenbezogene Daten eines Kindes handelt, die im Zusammenhang mit dem Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft verarbeitet werden.
Einschränkung der Verarbeitung verlangen
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn Sie deren Richtigkeit bestritten haben, wenn die Verarbeitung unrechtmässig ist und Sie die Einschränkung der Löschung vorziehen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder während der Prüfung Ihres Widerspruchsrechts.
Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr für diesen Zweck, es sei denn, wir haben zwingende schutzwürdige Gründe dafür. Sie können uns auch bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, sofern keine überwiegenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung bestehen.
Sie können ausserdem Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung widerrufen.
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen
Sie können Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen, wenn ERIKS Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet.
Datenübertragbarkeit
Sie können verlangen, dass die personenbezogenen Daten, die Sie ERIKS bereitgestellt haben, in einem maschinenlesbaren Format an Sie oder an eine andere Organisation übermittelt werden.
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir die geltenden Datenschutzbestimmungen nicht einhalten, haben Sie das Recht, bei einer lokalen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.
Kontaktdaten
Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder einen Antrag zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte stellen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacyoffice@ERIKS.com.